Tổng công ty giải pháp doanh nghiệp viettel
Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
ngày nay hầu như doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử vì sự tiện ích cũng như và giảm được rất nhiều chi phí so với hóa đơn giấy truyền thống, là thời đại 4.0 mọi người đều hướng dến sự tiện ích của mọi việc và việc sử dụng hóa đơn điện tử viettel đang được hơn 10.000 doanh nghiệp việt nam tin sử dụng.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điển tử viettel rất đơn giản và dễ dàng mọi doanh nghiệp đều có thể chuyển đổi không mất đến nửa ngày. Doanh nghiệp phải biết được những điều cơ bản để có thể sử dụng trong công việc một cách đơn giản và thuận lợi nhất.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo như thông từ 32/2011/TT-BTC:
Hóa đơn điện tử là tập hợp những dữ liệu về bán hàng, lập hóa đơn, gửi, nhận hóa đơn bằng thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính, máy tính bảng… là những thiết bị có thể truy cập vào mạng đều có thể giúp bạn giải quyết công việc suất hóa đơn.
Hóa đơn được khỏi tạo, lập, xử lý trên máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuê khi bán hàng, dịch vụ đều được lưu trên máy tính của các bên theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử, online.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Tham khảo thêm: hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử viettel
Điều kiện của doanh nghiệp khi muốn tạo hóa đơn điện tử
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC: những doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng những điều sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Điều kiện của bên trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Những đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải có đủ điều kiện như sau:
- Là doanh nghiệp ở việt nam, giấy đăng ký doanh nghiệp ở việt nam,
- Có phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu, có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
Điều quan trọng là cung cấp trung gian phải có trách nhiệm
Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
