Tổng công ty giải pháp doanh nghiệp viettel
Top 12 câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử
Trong những thời gian mấy năm gần đấy thì Viettel Solutions chúng tôi tổng hợp những được 12 câu hỏi mà khách hàng khi sử dụng hay thắc mắc về hóa đơn điện tử viettel mà khách hàng gặp phải và được giải đáp một cách nhanh chóng và tận tình cho doanh nghiệp mời bạn cùng xem qua những câu hỏi được tập hợp của viettel.
1. Làm thế nào để bên mua hóa đơn điện tử yên tâm ?
Bên Bán thực hiện các công tác sau trước khi chính thức phát hành Hóa đơn điện tử:
Làm công tác tuyên truyền với các khách hàng về dự kiến thời điểm áp dụng Hóa đơn điện tử bằng các hình thức sau:
- Gửi email cho khách hàng
- Thông báo trên Website của Doanh nghiệp
- Công bố báo chí (nếu thấy cần)
Nhờ cơ quan Thuế ra văn bản gửi các Doanh nghiệp hoặc thông báo trên kênh truyền thông của cơ quan Quản lý Thuế trực tiếp của Doanh nghiệp
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử Viettel
2. Doanh nghiệp bên bán có thể sử dụng chữ ký điện tử khác với chữ ký điện tử đắng ký với thuế không?
Được phép. Chữ ký điện tử này sẽ được gửi kèm theo Hồ sơ khi đăng ký phát hành Hóa đơn với Cơ quan Thuế. Như vậy Doanh nghiệp được đăng ký 2 chữ ký số độc lập:
1- Giao dịch Kê khai và nộp Thuế điện tử,
Sử dụng phát hành Hóa đơn trong giao dịch cung cấp hàng hóa dịch vụ.
3. Trong điểm 2 – điều 14 – thông tư 64 có quy định ” NGÀY LẬP HÓA ĐƠN ĐỐI VỚI CUNG ỨNG DỊCH VỤ LÀ NGÀY HOÀN THÀNH VIỆC CUNG ỨNG DỊCH VỤ, KHÔNG PHÂN BIỆT ĐÃ THU ĐƯỢC TIỀN HAY CHƯA THU ĐƯỢC TIỀN. TRƯỜNG HỢP TỔ CHỨC CUNG ỨNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN THU TIỀN TRƯỚC HOẶC TRONG KHI CUNG ỨNG DỊCH VỤ THÌ NGÀY LẬP LÀ NGÀY HÓA ĐƠN LÀ NGÀY THU TIỀN”
Trả lời:
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Lưu ý:
- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện
- Giữa doanh nghiệp việc lập Văn bản có ký điện tử không khả thi khi thực hiện
- Sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi. (Các thức làm như hóa đơn giấy)
4. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn ” hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành hóa đơn phải xử lý thế nào?
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
- Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
Lưu ý:
- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
Tham khảo: Nhưng câu hỏi về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
5. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường hợp sau thì đơn vị phát hành hóa đơn phải xử lý ntn?
- Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế,?
Trả lời:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể: Bên bán hàng tra soát và lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Cơ quan Thuế: tra soát để xác định hóa đơn hủy.
- Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”
6. Doanh nghiệp bên bán có cần phải lưu hóa đơn điện tử không? thời hạn lưu trữ là bao lâu?
Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Tùy theo quy định về tài chính của các đơn vị đặc thù, thời gian lưu trữ có thể sẽ hơn 10 năm (Ví dụ: Hóa đơn khám chữa bệnh lưu theo hồ sơ bệnh án tối thiểu là 15 năm)
7. Hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng như nào?
Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:
- Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
- Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):
- Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn).
- Tích hợp qua Services.
xem thêm: Hóa đơn điện tử có liên như hóa đơn giấy không?
8. Bên bán phát hành hóa đơn điện tử, bên mua muốn hóa đơn giấy thì ntn?
Theo khoản 1 điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, cho phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cụ thể:
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Lưu ý: Trường hợp cần hóa đơn đỏ làm giấy đi đường chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần phải thực hiện việc chuyển đổi này.
Tham khao thêm: Những việc cần đặc biệt lưu ý khí dùng hóa đơn điện tử
9. Doanh nghiệp muốn chuyển hóa đơn điện tử những hóa đơn giấy còn thì ntn?
Phương án 1: Doanh nghiệp có thể phát hành đồng thời 2 loại hóa đơn, theo khoản 3 điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011:
Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Phương án 2: Nếu số lượng hóa đơn giấy còn ít, Doanh nghiệp không muốn phiền toái khi báo cáo cuối kỳ do phải tổng hợp từ 2 nguồn phát hành hóa đơn, Doanh nghiệp có thể làm thủ tục xin hủy số hóa đơn giấy còn lại.
10. Trường hợp DN được miễn đóng dấu trên hóa đơn giấy thì có được miễn đóng dấu trên HDDT chuyển đổi sáng giấy không?
Theo điều 12 của thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo tính toàn vẹn, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Tuy nhiên với những trường hợp đặc biệt, daonh nghiệp có thể xin cơ chế đặc thù.
11. Doanh nghiệp bên bán có thể phát hành song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
Nếu cùng 1 giao dịch mua bán.
Có: Với các giao dịch mua bán khác nhau.
Khoản 03, điều 7, thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 quy định rõ: Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau
(hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát
hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung
cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
Xem thêm: Quy định hóa đơn điện tử thay đổi trong tháng 11 – 2020
12. Lựa chọn mua hóa đơn điện tử ở đâu uy tín và có thể hỗ trợ nhanh chóng tốt nhất.
Trên thị trường có rất nhiều đơn vị bán hóa đơn điện tử cho những doanh nghiệp những nhiều doanh nghiệp qua độc quyền đòi hỏi người dùng phải sử dụng tất cả dịch vụ liên quan tới hóa đơn, chữ ký số… đều phải đồng bộ với bên họ hay những bên không có đội ngũ hỗ trợ hay chuyên viên tư vấn cho khách hàng làm ảnh hưởng đến công việc sau này của doanh nghiệp.
Sử dụng hóa đơn điện tử Viettel bạn hoàn toàn có thể tin tưởng và an tâm về chất lượng cũng như dịch vụ mà viettel mang lại cho doanh nghiệp.
Viettel Solutions – Đồng hành cũng doanh nghiệp pháp triển
Viettel Solutions luôn mang đến những thông tin ưu ích cho khách hàng về những cập nhật thông tin của thuế và nhà nước về hóa đơn điện tử, chữ ký số… những thông tin về doanh nghiệp và chính sách sự kiện mới nhất.
